INFORMATIVA PRIVACY CLIENTI TOOL DI CONSUNTIVAZIONE (SaaS)

OpenEconomics S.r.l. (di seguito, “OpenEconomics” o “Società”) riconosce l'importanza di proteggere i dati personali trattati nell'ambito dell'erogazione e della gestione dei servizi offerti attraverso la piattaforma SaaS Tool di consuntivazione, dedicata al supporto delle attività di gestione e rendicontazione dei progetti finanziati con fondi pubblici o privati.

La presente informativa è resa ai Clienti che acquistano licenze per l'utilizzo della piattaforma Tool di consuntivazione, nonché agli Utenti da essi autorizzati ad accedervi (di seguito, congiuntamente, gli “Interessati”).

1. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati personali

Il Titolare del trattamento di tali dati personali è OpenEconomics S.r.l. con sede legale in Via Vitorchiano n°123, 00189 - Roma (RM); P.IVA 12504821005, e-mail privacy@openeconomics.eu (di seguito anche “Titolare” o “Società”).

Il Titolare ha provveduto a nominare un Responsabile della Protezione dei dati personali (DPO), contattabile all'indirizzo e-mail dpo@openeconomics.eu.

2. Categorie di dati personali

Nell'ambito dell'utilizzo del Tool di consuntivazione, OpenEconomics può trattare le seguenti tipologie di dati personali:

• a) Dati anagrafici e di contatto: nominativi, qualifiche, recapiti e-mail e telefonici di clienti e utenti autorizzati;
• b) Dati di autenticazione e credenziali: username, password, profili e ruoli assegnati nella piattaforma;
• c) Log e tracciamenti di utilizzo: dati relativi agli accessi, operazioni effettuate, caricamenti e modifiche sui documenti, messaggi di sistema e segnalazioni di errore;
• d) Dati contrattuali e amministrativi: dati di fatturazione, pagamenti e rapporti giuridici con i Clienti;
• e) Dati contenuti nei documenti caricati sulla piattaforma (che possono includere dati personali di terzi, inseriti dai Clienti per finalità di rendicontazione o conformità ai bandi di finanziamento);
• f) Ticket di assistenza e help desk: dati forniti spontaneamente dal Cliente o dagli utenti nelle richieste di supporto tecnico.
• g) Dati di accesso via OTP (One Time Password) per autenticazione sicura.

OpenEconomics non richiede né intende trattare categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR (es. dati sanitari, dati relativi alle opinioni politiche, convinzioni religiose o appartenenza sindacale). Qualora il Cliente o gli utenti da esso autorizzati inseriscano tali informazioni nei documenti caricati sulla piattaforma, il relativo trattamento rimane sotto la loro esclusiva responsabilità.

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati da OpenEconomics per le seguenti finalità:

• a) Finalità contrattuali: attivazione e gestione dell'account cliente e degli utenti autorizzati, configurazione iniziale della piattaforma, attivazione licenze, fatturazione e gestione amministrativa;
• b) Esecuzione dei servizi SaaS: garantire le funzionalità del Tool di consuntivazione (upload e gestione documentale, sistemi di checklist, autocontrollo, tracciabilità delle attività, gestione ruoli e permessi);
• c) Assistenza tecnica e manutenzione: erogazione di supporto (help desk, ticketing, manutenzione correttiva ed evolutiva), gestione anomalie e segnalazioni;
• d) Sicurezza e accountability: monitoraggio e logging delle attività per garantire integrità dei dati, prevenzione accessi non autorizzati, rilevazione anomalie e verifica della compliance;
• e) Tutela dei diritti del Titolare: gestione di reclami, contenziosi e recupero crediti;
• f) Obblighi di legge: adempimento a obblighi normativi in materia fiscale, contabile, societaria e regolatoria connessa ai programmi di finanziamento;
• g) Comunicazioni informative e promozionali (cd. soft spam): invio tramite e-mail di aggiornamenti relativi a servizi e prodotti analoghi al Tool di consuntivazione e nuove funzionalità dei prodotti acquistati, ai sensi dell'art. 130, comma 4, del D.lgs. 196/2003, fermo restando il diritto dell'interessato di opporsi in ogni momento.

4. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

• L'esecuzione del Contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) costituisce base giuridica per i trattamenti di cui ai punti a), b), c);
• L'adempimento ad obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR) per la finalità f);
• Il legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR) per le finalità d) ed e), limitatamente a quanto necessario per garantire sicurezza, accountability e difesa dei propri diritti;
• Il legittimo interesse ex art. 130, comma 4, Codice Privacy per l'invio di comunicazioni relative a servizi analoghi (finalità g).

5. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati saranno trattati da OpenEconomics con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la riservatezza dell'Interessato tramite misure di sicurezza tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato.
I dati sono trattati mediante infrastrutture cloud sicure, con autenticazione OTP e connessioni cifrate ospitate in data center conformi ai requisiti di sicurezza europei.

6. CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali raccolti per le finalità di cui al precedente paragrafo 3 saranno conservati per un periodo pari alla durata del Contratto e per i 10 anni successivi alla cessazione dello stesso, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile.

I log di accesso e attività in piattaforma sono conservati per un periodo massimo di 24 mesi, salvo esigenze di sicurezza o contenziosi;
I ticket di assistenza sono conservati per un massimo di 36 mesi dalla loro chiusura;
I documenti caricati dai Clienti restano disponibili per la durata del contratto, secondo le impostazioni concordate e rispetto a quanto previsto dai Contratti, restando a carico del Cliente la responsabilità dei dati personali ivi inseriti.

7. COMUNICAZIONE DEI DATI

I dati saranno trattati, nei limiti di quanto necessario, da:

• personale autorizzato e istruito di OpenEconomics;
• fornitori di servizi cloud, hosting e manutenzione IT, nominati responsabili esterni;
• consulenti legali, fiscali e amministrativi;
• istituti bancari per la gestione dei pagamenti;
• enti pubblici o autorità, se richiesto per legge o per esigenze di rendicontazione dei progetti.

La lista aggiornata dei responsabili esterni è disponibile su richiesta al Titolare.

8. DIFFUSIONE E TRASFERIMENTO DEI DATI

I dati non saranno in alcun caso diffusi né saranno generalmente trasferiti fuori dall'Unione Europea.
Tuttavia, i dati potranno essere trattati da fornitori di servizi informatici, nella loro qualità di Responsabili del trattamento. Qualora gli stessi operassero al di fuori dell'Unione Europea, il trattamento avverrà secondo una delle modalità consentite dalla legge vigente, quali ad esempio il consenso dell'interessato, l'adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati (es. DATA PRIVACY FRAMEWORK (DPF)) od operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea. È possibile avere maggiori informazioni, su richiesta, presso il Titolare ai contatti sopraindicati.

9. QUALI SONO I DIRITTI DELL'INTERESSATO

Gli interessati possono esercitare, nei limiti di legge, i diritti previsti dagli artt. 15-21 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità dei dati.
È sempre possibile opporsi al trattamento per finalità di soft spam.

Si ricorda, tuttavia, che alcuni dei diritti di cui alla sezione che precede possono essere esercitati soltanto in circostanze specifiche. Laddove non sia possibile soddisfare la richiesta dell'Interessato di esercitare uno dei suddetti diritti ai sensi della legge in materia di riservatezza dei dati personali, sarà nostra premura comunicargli per iscritto le ragioni del nostro rifiuto. Ulteriori informazioni sui suddetti diritti e sulla loro applicazione possono essere fornite, su richiesta, contattando il titolare all'indirizzo e-mail privacy@openeconomics.eu.

Resta ferma la possibilità di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

10. MODIFICHE E AGGIORNAMENTI

La presente informativa può essere soggetta a variazioni anche in conseguenza di eventuali modifiche e/o integrazioni normative. Eventuali aggiornamenti saranno resi disponibili ai Clienti tramite i consueti canali di comunicazione.